Contacto manager-colaborador. Punto clave del management.

Contacto manager-colaborador. Punto clave del management.

2018-07-04T11:30:05+00:00 Por |Management y Liderazgo|6 Comments

No cabe duda; el contacto cara a cara entre manager y colaborador es muy importante y que hay que cuidar, fomentar y aprovechar estos momentos privilegiados, al margen de si son formales (previstos), regulares o cotidianos (imprevistos)…

El Krauthammer Observatory 2010 pone de relieve que en general los empleados están satisfechos con la periodicidad de contactos que tienen con su manager. Sin embargo, me parecen interesantes los siguientes matices:

  • los empleados que tienen un contacto semanal o diario con su manager están satisfechos.
  • el 73% de los empleados que tienen un contacto mensual, preferirían que fuera semanal o diario.
  • la mayoría de los contactos son de cara a cara y por e-mail, pero los empleados preferirían que fueran más de cara a cara, y menos por e-mail.

¿Qué tipos de contacto cara a cara y cuándo?

Hay que planificar contactos formales (adaptándose al contexto y la autonomía del colaborador), y aprovechar los informales:

  • Formales (previstos): semanales o mensuales para hacer un seguimiento de resultados, de un proyecto, de una tarea delegada, de un challenge, para acompañar el desarrollo de competencia de una nueva incorporación, para dar un feedback, etc.
  • Informales (no previstos): según las oportunidades que surjan para ayudar al colaborador en la resolución de un problema, responder a preguntas, dudas, felicitar o corregir, hablar de un problema personal, etc.

Mis consejos:

  • Preparación: si es formal hay que prepararlo cumpliendo un mínimo (datos, hechos, preguntas, información, etc) y fomentar que su colaborador lo haga también; si es informal lo ideal sería hacerlo en el momento, pero si no se puede por falta de tiempo o porque el tema es muy importante y requiere preparación, no lo hagas a medias, propón un aplazamiento a un momento más adecuado fijando una fecha con el colaborador.
  • Periodicidad: elegir bien la periodicidad en función del colaborador, el contexto, etc. Avisar al colaborador con suficiente antelación.
  • Duración: no pasarse; siempre la justa. Muchas veces es mejor un punto semanal de 10 minutos que un punto mensual de una hora.
  • Lugar: tiene que ser en un lugar aislado: en el despacho del manager, o en una sala de reuniones para los que están en despacho abierto.
  • Escucha activa: para fomentar un buen intercambio se necesita una buena escucha activa (no cortar la palabra, preguntar, reformular, etc).
  • Feedback: hay que dar un feedback al colaborador, tanto para lo bueno como lo malo, basándose en hechos concretos y no en opiniones, siempre buscando acciones de mejora de forma positiva.
  • Apertura: hay que saber aceptar y aprovechar la crítica o los puntos de vista diferentes.
  • Coaching: aprovechar para hacer coaching. Por ejemplo, si el colaborador viene con un problema no hay que resolverlo sin más; hay que ayudarle a encontrar la solución.
  • Tomar notas y archivarlas: sirve para la próxima entrevista y servirá de gran apoyo tener todos estos apuntes a mano para alimentar con hechos concretos la entrevista anual de evaluación del desempeño.

Al final el mayor freno a estos momentos de cara a cara es la falta de tiempo, pero creo que merece la pena dedicar tiempo a este acto de management, fuente de eficacia, motivación, autonomía y crecimiento de los colaboradores. Creo que es una inversión que merece la pena…

*Foto iStockphoto

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6 Comentarios

  1. Cristina Gallo 31/10/2012 at 11:19 - Reply

    Me ha parecido un post interesante sobre un tema muy importante. El cara a cara entre el manager y el colaborador es vital para que todo funcione lo mejor posible, sin embargo, también es verdad, que las pautas comentadas en el post son indispensables para que los encuentros sean lo más fructíferos posibles.
    Me gustaría destacar el último párrafo, y concretamente la frase “…Creo que es una inversión que merece la pena”, porque considero que contiene la esencia de todo el post y resume perfectamente que el contacto cara a cara forma parte de la estructura y que es necesario cuidar y potenciar, ya que a la larga nos reportará beneficios.

    • Vincent Mouchart 31/10/2012 at 13:23 - Reply

      Gracias por tus comentarios Cristina, estoy de acuerdo contigo, “hay que sembrar para recoger”.

  2. Rafael Alonso 31/10/2012 at 12:35 - Reply

    Interesante y bien enfocado el tema. Yo destacaría 3 aspectos:
    – La falta de tiempo, por parte del manager casi siempre: hay que cambiar el chip y como dices gestionarlo como una inversión necesaria para asegurar el buen clima y el desarrollo del colaborador.
    – el feedback, sobre todo cuando es negativo: no hay que evitarlo y tratarlo con la objetividad necesaria. Un mal que persiste sin corregir, sólo genera consecuancias negativas para ambas partes y para la organización en último término.
    – los encuentros informales, que tanta importancia se les da en algunos ámbitos, son peligrosos y terminan por sustituir a los formales y bien preparados. Atención a este tema: desde mi punto de vista son necesarios pero nunca suficientes.
    Un saludo.

    • Vincent Mouchart 31/10/2012 at 13:29 - Reply

      Gracias por tus aportaciones Rafael, me parece muy interesante el matiz que aportas en el tercer comentario, efectivamente no hay que substituir los formales por los informales. Creo que los dos son importantes y que tenemos que buscar el termino medio.

  3. Isidro Rodrigo 01/11/2012 at 15:14 - Reply

    Buenas Vincent, muy acertado sacar este tema a debate!

    En mi opinión hay una pregunta previa que determinará cómo manejan los responsables su relación con su equipo: ¿En tu empresa tu éxito como líder depende de los resultados o de que sus colaboradores se sientan con éxito?

    Y no me refiero a la respuesta “socialmente aceptada”, que ya me la conozco, sino a la respuesta que cada responsable tiene en el fondo en su cabeza por sus experiencias pasadas y por sus valores y objetivos personales.

    Cada una de las cuatro posibles respuestas (La primera, la segunda, ambas o ninguna) lleva a un tipo de relación con los empleados.

    Por otro lado, discrepo en la cuestión de la falta de tiempo: Todos tenemos el mismo tiempo, es un recurso limitado y por ello lo invertimos según la importancia que damos a cada cosa en relación con otras.

    Un fuerte abrazo!

    • Vincent Mouchart 05/11/2012 at 08:52 - Reply

      Gracias por tu respuesta Isidro, me gusta tu enfoque, es muy interesante el tema del “como” se percibe el exito del líder en las empresas, y efectivamente es un factor muy influyente…

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