Cómo superar con éxito una auditoría y no morir en el intento

Cómo superar con éxito una auditoría y no morir en el intento

Por | 2018-07-09T10:09:20+00:00 15 marzo , 2013|Calidad|1 Comentario

Consejos auditorías exitosas¡Cuántas veces nos agobiamos porque nos van a auditar! Nos estresamos, tenemos miedo de que encuentren algo que va mal o incluso “maquillamos” con demasiada prisa el trabajo que debería haberse realizado durante todo el año.

Es cierto que hay distintos tipos de auditorías en una organización, pero aquí os presento 10 “consejillos” que pueden ser comunes a todas y quizás puedan ayudarnos a gestionar la visita de un auditor en nuestra empresa o en nuestro lugar de trabajo.

Consejos para superar una auditoría

1. Considera la auditoría como una ayuda
La auditoría, ya sea interna o externa, debe ser una herramienta de apoyo a la actividad de la empresa o al sistema de gestión de la misma. Siempre es necesario que alguien ajeno a nuestra actividad, valore objetivamente nuestros procesos o métodos, no siempre tenemos capacidad, por nosotros mismos, para detectar nuestros errores o para mejorar.

2. No “prepares” la auditoría
No podemos esperar a que llegue esa fecha sin más y empezar a solucionar incidencias a última hora “maquillando” los resultados, es conveniente controlar la actividad durante todo el año. Es cierto que algunas veces es necesario ajustar algunos detalles en vísperas de la auditoría y que a veces el día a día nos desborda y lo dejamos todo para el final, pero lo ideal es ser constante para evitar sorpresas no deseadas.

3. Muestra un espíritu colaborador
La persona que audita valora mucho la cooperación en todo momento, y que se le facilite su trabajo y la accesibilidad a la información así como el orden. Nada de “me viene mal ahora” o “no sé dónde tengo este documento” o incluso “perdona el retraso, había olvidado la hora de la cita”.

4. Sé agradable, no “hagas la pelota”
No es lo mismo ser simpático que agasajar continuamente, eso termina molestando y es contraproducente.

5. Mejor tranquilo que nervioso
El auditor percibe perfectamente el estado de ánimo con el que participamos, y se contagia de nuestro mismo estado de ánimo, mejor que estemos calmados.

6. No te pongas a la defensiva
Él no es el enemigo, está haciendo su trabajo, no obstante si nos hace alguna observación que no nos gusta, tenemos que tener una predisposición positiva y pedirle, si fuera necesario, alguna aclaración, o incluso rebatirle cordialmente si creemos que llevamos razón.

7. Dale consistencia a tus argumentos
Relacionado con el punto anterior, si queremos argumentar el porqué funcionamos de un modo u otro, tenemos que transmitir al auditor, además de seguridad en nuestras reflexiones, veracidad y una cierta lógica en las acciones que desarrollamos.

8. “Exige” argumentos sólidos
Por otro lado el auditor se debe basar siempre en evidencias o en argumentos consistentes, no debemos conformarnos con cualquier cosa que nos diga, tenemos derecho a exigirle que su observación aporte algún valor a nuestra actividad.

9. Mejor no inventes
Cuando el auditor detecte de modo inequívoco, alguna información o dato incorrecto o incluso alguna oportunidad de mejora, es preferible rendirse a la evidencia o por otro lado no hay que tener miedo a decir “no lo sé, esto no es de mi competencia” y llamar a la persona competente en esa materia. Es mejor que inventar excusas, eso solamente despertará la curiosidad de la persona que audita para profundizar en dicha cuestión.

10. Deja al auditor ser auditor
No debemos anticiparnos al auditor (excepto cuando le presentamos una actividad). Hay que dejar que sea él quien lleve el “tempo del partido”, la “voz cantante”, eso le hará sentirse cómodo, relajado, concentrado, le permitirá hacer mejor su trabajo y será beneficioso para nosotros. Debemos facilitarte únicamente la información que nos pida y responder de modo preciso. Además así no “meteremos la pata” anticipándole información que a lo mejor no es conveniente mostrar, o que el auditor ni siquiera solicitará.

En definitiva, se trata de algunas pautas de comportamiento que nos pueden hacer más llevadero el proceso de una auditoría y nos pueden ayudar a obtener mejores resultados de la misma.

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Comentario

  1. Guillermo Alonzo 10/05/2017 at 02:57 - Reply

    Felicitaciones
    Gracias por los consejos, uno siempre está aprendiendo

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